Comment choisir et bien utiliser un logiciel comptable ?

 

Toutes les entreprises doivent respecter leurs obligations en matière de compatibilité. Il est d’ailleurs obligatoire pour certaines sociétés de faire appel à des experts comptables. En effet, c’est la seule manière d’évaluer la santé financière de l’entreprise et de connaître l’assiette fiscale. Toutefois, il est possible d’économiser sur les honoraires de ce professionnel en utilisant un logiciel. Celui-ci propose des fonctions automatiques qui supportent la plupart des tâches. Cet outil peut même vous exempter des prestations d’un expert-comptable. Chaque logiciel est toutefois différent de part ses fonctionnalités. Quels sont les critères de choix ?

Comparer les fonctionnalités des logiciels

Pour qu’un outil puisse vous faciliter pleinement les tâches comptables, il est nécessaire de savoir qu’il en existe plusieurs types sur le marché. En premier lieu, certains chefs d’entreprise n’ont besoin de suivre l’état financier de leurs activités qu’au sein de leurs bureaux. Pour cela, un logiciel comptable pouvant être intégré au réseau informatique de l’entreprise est nécessaire. Ce type de logiciel de comptabilité comme celui de Memsoft.fr assure une sécurité optimale des données. Vous pourrez en effet enregistrer ces dernières sur une clé UCB ou un disque dur externe. De plus, ces versions sont généralement plus sophistiquées. Ils supportent notamment plusieurs régimes fiscaux, le rapprochement bancaire, la gestion de la trésorerie,  les déclarations des taxes, les liasses fiscales, les livres de compte, l’analytique…

D’autre part, il existe également des versions en ligne qui assurent un accès continu aux données comptables. Il est toutefois essentiel de disposer d’un accès internet. Ces outils permettent d’ailleurs des enregistrements sur le Cloud qui est accessible 24/24h. D’ailleurs, vous pouvez utiliser aussi bien un smartphone qu’un PC pour effectuer vos tâches comptables.

Pour les petites entreprises et les TNS, il existe également des logiciels de pré-comptabilité. Ceux-ci ne permettent par contre que de réaliser des suivis de base et les écritures comptables. Ils sont ainsi très faciles à utiliser. Par contre, il est quand même nécessaire d’opter pour des logiciels qui peuvent éditer des documents juridiques et comptables qui sont obligatoires.

Considérez les besoins de votre société

Les éditeurs de logiciels comptables ont tendance à diversifier leurs offres, afin de pouvoir répondre efficacement aux besoins de chaque entreprise. Cela permet de définir certains critères de choix. En particulier, l’envergure de votre société est un paramètre crucial pour identifier l’outil nécessaire. En effet, les grandes entreprises auront par exemple besoin d’un logiciel pointu qui conjugue les performances d’un logiciel local et d’une version en ligne. Les petites entreprises et les indépendants pourront pour leurs parts opter pour des outils plus simples à utiliser.

D’autre part, sachez que certains outils comptables sont spécialement édités pour certains secteurs d’activités spécifiques. En effet, en plus de certaines tâches comptables classiques, des fonctionnalités dédiées peuvent être nécessaires à la bonne gestion de votre entreprise. Par exemple, les activités artisanales et e-commerce ont besoin aussi bien d’un contrôle de la gestion que du suivi financier. Pour d’autres entreprises, il peut par contre être plus judicieux d’opter pour un logiciel intégrant la gestion de la paie et des charges sociales. Certains éditeurs proposent également des fonctions de rédaction des contrats de travail.

Et en dernier lieu, il est également nécessaire de baser votre choix sur la fiabilité du logiciel. En particulier, le niveau de sécurité doit être particulièrement vérifié pour les versions en ligne.