Comment bien écrire une lettre professionnelle ?

Une lettre commerciale est un moyen efficace de communiquer avec les employés, les partenaires, les prospects, les clients et les médias. Qu’il s’agisse d’un bref courriel aux employés ou d’un mail long et détaillé aux actionnaires, assurez-vous de comprendre l’objet de votre lettre d’affaires et de la rédiger en conséquence. Une communication forte et efficace peut aider à partager des informations et à résoudre des malentendus dans diverses situations. Comment rédiger un bon courrier d’affaires ? Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer votre texte.

Conseils pour la rédaction de lettres d’affaires

Sauf indication contraire, le destinataire doit être appelé par son nom formel (M., Mme, Mlle). Si possible, adressez la lettre à un destinataire précise plutôt qu’à une entreprise pour éviter qu’elle ne soit jetée. L’utilisation de l’en-tête de l’entreprise donne une impression plus professionnelle, surtout si le mail concerne les affaires de l’entreprise. La ligne d’objet permet également au destinataire de savoir immédiatement de quoi il s’agit. 

Apposez votre signature à l’encre au bas du courrier après la formule de politesse. Si le contenu de la lettre n’occupe pas toute la page, veillez à ce qu’il se trouve au centre de la page afin d’équilibrer l’ensemble du document.

 

Papier à lettres imprimé 

La qualité du papier est importante pour construire une image de marque. La qualité de l’impression du courrier est directement liée à votre signature de marque. Il convient donc de prêter attention à l’impression du papier. La qualité de votre impression détermine votre image et l’impression qu’elle produit dans l’esprit des clients et des collègues qui la reçoivent. Si tel est le cas, confiez l’impression de votre papier à lettres à des professionnels. 

Le poids et le toucher du papier ajoutent de la richesse au sentiment de qualité pour le destinataire. Il est également important d’utiliser différents types d’impression en fonction de la tonalité et de la texture du papier. La règle est simple : plus la qualité et le poids du papier sont élevés, plus la perception du lecteur pour votre business est importante.

Pourquoi envoyer des lettres de business ?

Il existe de nombreuses occasions où une lettre de communication formelle est utile, que ce soit par courrier postal ou électronique.

Conseil professionnel

Qu’il s’agisse d’un éditeur avec lequel vous avez travaillé ou d’un professionnel tel qu’un avocat ou un comptable, une présentation formelle par lettre est généralement préférable.

Demande d’informations 

La lettre de demande d’informations peut aller de la demande d’informations sur les politiques et les frais de l’entreprise à la demande d’accès à la loi sur la liberté d’information concernant l’assurance des journalistes ou de la famille, ou tout ce qui se trouve entre les deux. En gardant une attitude professionnelle, vous augmenterez vos chances d’obtenir la réponse que vous souhaitez.

Comment rédiger une business lettre ?

Les business letter sont principalement :

Pour demander ou fournir des informations. 
Pour soulever une question.
Pour commencer ou poursuivre une conversation.
Pour discuter des négociations passées. 

Une lettre commerciale peut être classées comme un courriel personnel. Ils ne sont pas distribués normalement aux autres. Le message est plutôt destiné à être vus par les parties concernées. Le texte doit donc être claires, ciblées et pertinentes. Les anecdotes personnelles sont à éviter lors de la rédaction de lettres d’affaires. 

La principale faiblesse de ces formules d’écriture est qu’elle manque de clarté. Faites des phrases courtes et directes. Évitez d’utiliser trop d’adjectifs et d’adverbes qui nuisent au message.